“L’unico modo per costruire un sistema complesso che funziona bene, è costruirlo partendo da sistemi molto semplici che funzionano!” – Kevin Kelly

Dalla fine del 2019 è stata inserita una nuova figura riservata all’Ufficio Tempi e Metodi. Il suo ruolo è quello di seguire il processo produttivo e il flusso di lavoro in maniera più organizzata e strutturata.

Compiti e obiettivi dell’Ufficio Tempi e Metodi

La metodologia Tempi e Metodi, utilizzata nei settori industriali più innovativi, fornisce uno strumento efficace per poter avviare un’efficiente trasformazione e ottimizzazione aziendale. Questo metodo, infatti, mira a minimizzare i costi e ridurre gli sprechi, con l’obiettivo di snellire la produzione in un’ottica di Lean Production. Inoltre, consente di analizzare in maniera dettagliata il rapporto tra lavoro umano, progettazione delle macchine e ambiente di lavoro.

Dopo un’analisi iniziale del disegno con il cliente, la figura in questione si adopera per fotografare la modalità con cui viene gestito l’intero flusso di produzione. Sulla base di quanto emerso, poi, suggerisce come industrializzare il processo.

Tale ruolo e l’attività da esso svolta permette di promuovere il risparmio a livello produttivo, in modo da evitare gli sprechi e offrire al cliente un manufatto di qualità nel minor tempo possibile.

Un’implementazione notevole se pensiamo che l’attività di un classico Ufficio Qualità consente ugualmente di trovare gli errori, ma solamente alla fine di un intero processo produttivo. La figura inserita nell’Ufficio Tempi e Metodi, al contrario, può intervenire sul flusso in azione, riducendo i costi di intervento e i refusi.

Ad essere valutato, quindi, non è solo il risultato del processo, ma tutti gli stati produttivi attraversati dal manufatto: dal primo ordine, ai procedimenti, alla lavorazione e all’imballo finale.

Cos’è un processo?

Il processo produttivo è un procedimento tecnico volto a realizzare un determinato prodotto. Consiste in una serie sequenziale di operazioni che permettono la lavorazione e la trasformazione degli input di produzione in un prodotto finale.

Proprio perché un processo è costituito da molteplici fasi sequenziali, il nostro obiettivo è quello di farlo scorrere senza interruzioni, riducendo gli errori e snellendo i processi interni.

Come avviene il lavoro svolto dal reparto Tempi e Metodi?

L’Ufficio Tempi e Metodi, in particolare, ottimizza i processi occupandosi di:

• raccogliere in modo completo gli input dal cliente, già in fase commerciale durante l’acquisizione della commessa, impostando la relazione con il cliente nell’ottica dello scambio informativo;
• in fase di erogazione del servizio, si assicura di avere tutte le informazioni necessarie a livello operativo. Possedere indicazioni dettagliate nella fase iniziale del lavoro significa evitare i recall del cliente e le rilavorazioni dovute ad una scorretta o incompleta analisi dei requisiti;
• pianificare correttamente le risorse, in termini di persone, task e tempi (Breafing di commessa);
• attivare un processo di “autoapprendimento” sui problemi e mobilitare gruppi di lavoro con obiettivi mirati ad arginarli;
• raccogliere feedback dai clienti in modo sistematico;
• promuovere il miglioramento delle competenze del personale, non solo verticalmente (specializzazione nelle proprie mansioni) ma anche orizzontalmente (sulle mansioni dei colleghi), in modo da garantire una intercambiabilità;
• garantire l’efficienza nel flusso di lavoro, che spesso si traduce in questi aspetti fondamentali:
• • Minimizzare il multitasking;
  • Ridurre al minimo le interruzioni;
  • Standardizzare le procedure;
  • Trovare ed eliminare gli sprechi;
  • Monitorare costantemente l’avanzamento delle attività e le “code”, ovvero la quantità di pratiche in attesa di elaborazione in ogni fase produttiva;
  • Raccogliere i dati consuntivi rispetto ai tempi effettivi di svolgimento delle attività e alle criticità che si sono verificate, indicando i rispettivi tempi persi.

Per un miglioramento continuo

In definitiva, il responsabile dell’Ufficio Tempi e Metodo analizza il processo produttivo legato ai manufatti nella loro interezza, correggendolo fino al raggiungimento della perfezione.

Tale procedimento comporta non solo un vantaggio per il cliente, ma anche per i processi interni. Il responsabile, infatti, è in grado di valutare quanti pezzi si è in grado di produrre nei tempi indicati, in modo da ottimizzare il flusso produttivo nella sua totalità.
L’intera attività viene ripetuta fino a quando il processo non possa dirsi totalmente standardizzato.

Solo standardizzando il processo, infatti, si può parlare di miglioramento continuo.

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